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5 unschlagbare Vorteile eines „papierlosen“ Büros

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Obwohl Büros heutzutage hochdigitalisierte Räume geworden sind, wird noch immer massenhaft in Papierform kommuniziert. Darunter fallen Rechnungen, Verträge, Steuerunterlagen, Kundeninformationen und vieles mehr. Viele Unternehmen laufen Gefahr in einem Meer von Dokumenten zu ertrinken.

Noch immer werden in den meisten Büros Dokumente in Ordnern, Akten, Schränken oder Kisten gelagert, was den Zugriff auf Informationen zu einem sehr zeitaufwändigen und daher auch sehr kostspieligen Prozess macht. Ohne dabei die allgegenwärtige Gefahr zu erwähnen, wenn ein entscheidendes Dokument, wie z. B. ein Vertrag, verloren geht. Die Probleme mit dem papier-basierten Informationsfluss wirken sich auf alle Bereiche der Produktivität aus.

5 Vorteile des Scannens

1. Geringere Betriebskosten

Durch scannen der Dokumente entfällt die Notwendigkeit, Raum für Ordner, Akten u. ä. zu schaffen. Der Papierverbrauch wird reduziert.

2. Kein Verlustrisiko

Das Risiko des Dokumentenverlusts wird minimiert. Auch das Risiko eine Geschäftsmöglichkeit aufgrund Mangel des zeitnahen Zugangs zu Informationen zu verlieren wird ausgeschlossen.

3. Verbesserte Produktivität der Mitarbeiter

Ein digitales Ablagesystem macht es Ihnen einfacher Informationen über Schlüsselworte aufzufinden und verringert den Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter für die Ausführung von Aufgaben und erhöht somit die Produktivität.

4. Jederzeit und überall Zugriff

Sie können die gescannten Dokumente sofort Ihren Mitarbeitern, Kunden etc zur Verfügung stellen. Wenn Sie mit einem Dokumenten-Management-System arbeiten, dann können Sie von jedem Ort zu jeder Zeit per Remote auf die Unterlagen zugreifen.

5. Höhere Informationssicherheit

Das digitalisieren von Dokumenten ermöglicht Ihnen bei der Ablage eine Zugriffsbeschränkung für vertrauliche Dokumente und geschäftliche Informationen zu erstellen. So kann jeder nur das sehen, was er sehen darf.

Dies ist nur eine kleine Auswahl der Vorteile des Scannens und des Umgangs mit Dokumenten.

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