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Archivieren Sie schon Ihre E-Mails?

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Die Archivierung von E-Mails und die Erfüllung rechtlicher Vorgaben im Umgang mit elektronischen Nachrichten sind für viele Unternehmen noch immer ein Thema mit mehr offenen Fragen als Antworten. Darüber hinaus gilt es bei der Aufbewahrung von E-Mails aber auch organisatorische und technische Aspekte die berücksichtigt werden müssen.

Ein sehr interessanter Artikel zum Thema E-Mail-Archivierung erschien letzte Woche auf computerwoche.de.

Beschrieben wird darin wie und warum E-Mails archiviert werden müssen, welche rechtlichen und betriebsinternen Gründe es dafür gibt, und wie die Archivierung am besten umzusetzen ist.

Autor Thorsten Brand schreibt dazu beispielsweise: „Eine elektronische Nachricht kann steuerrelevant sein, einen Handelsbrief darstellen oder Rechte und Pflichten für das Unternehmen begründen. Beispiele dafür sind Buchungsanweisungen, Rechnungen, vertragsbegleitende Unterlagen, Produktspezifikationen, Protokolle und vieles mehr. E-Mails sind daher nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung geordnet aufzubewahren. …“

Lesen Sie den kompletten Artikel „E-Mails richtig aufbewahren – Aufgaben und Lösungen“

Dieser aufschlussreiche Artikel zeigt sehr deutlich welchen Herausforderungen Unternehmen heute gegenüber stehen. Rechtliche Anforderungen, Sicherheit, interne Strukturen usw. müssen in einem einfachen Prozess abgebildet werden. Sichere Archivierung  ist eine große Herausforderung – eine andere ist der Einsatz der richtigen Systeme um das einfache und smarte wiederfinden der abgelegten Dokumente möglich zu machen.

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