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REGIO AKTEN ARCHIV: Akten sicher einlagern, scannen, archivieren und vernichten lassen

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Akten-Archive benötigen enorm viel Platz und Raum. Steigende Mietpreise machen diese Art der Archivierung zur kostspieligen Angelegenheit für Unternehmen. Kennen Sie das Regio-Akten-Archiv? Nutzen Sie die schnelle und kostengünstige Möglichkeit zur qualifizierten Aktenauslagerung und/oder -digitalisierung in der Region von Basel bis Karlsruhe und Freiburg bis Ravensburg.

Verbessern Sie Ihre Archivsituation und sparen Sie Kosten

Die NETCONTROL GmbH ist seit über 20 Jahren ein kompetenter Ansprechpartner für alle Fragen des Informationsmanagements. Das erfolgreiche digitale Archiv StarFinder® wurde – aufgrund regelmäßiger Nachfragen – um das Segment der qualifizierten Akteneinlagerung und -digitalisierung  – erweitert. In dem alarm- und feuergesicherten Regio-Akten-Archiv werden Akten nach standardisierte oder individuelle Lösungen gelagert.

Ein großer, namhafter Dienstleister der Metallbranche stand dieses Jahr vor dem Problem:
„Wohin mit den Unmengen von Akten, Ordnern und Dokumenten?“ Die vorhandenen Lagerräume waren komplett voll, die Suche darin viel zu aufwändig und die hausinternen „Spezialisten“ hinsichtlich des erhofften Finde-Erfolgs vorbehalten. Eine optimale Lösung für die zukünftige Archivierung musste her…

Alternative 1:
Einen externen Lagerraum mieten? Bei den aktuellen – und stetig steigenden – Mietpreisen viel zu teuer! Und wenn man überlegt, wie viel Zeit es die Mitarbeiten kosten würden, zu diesen externen Lagerräumen zu gelangen, um vielleicht eine einzelne Akte zu suchen.

Alternative 2:
Einen neuen Lagerraum bauen? Aber wohin und zu welchem Preis? Das Grundstück wurde bereits voll ausgenutzt. Die Kosten und der Aufwand für einen Neubau waren viel zu hoch.

Alternative 3:
Alle Dokumente extern lagern und zeitgemäß digitalisieren lassen.

Über 2.500 Ordner in kürzester Zeit digital verfügbar

Nach der Entscheidung für das Regio-Akten-Archiv in Breisach wurden kurzer Hand über 2.500 DIN A4 Ordner in kürzester Zeit nach Breisach verlegt, danach gescannt und in das Digital Archiv StarFinder® in vordefinierte Akten archiviert. Final bekam der Kunde den Server inklusive dem digitalen Archiv mit allen Dokumenten eingerichtet. Jeder Mitarbeiter konnte nach dem minimalen Einrichtungsaufwand unverzüglich zugreifen und damit arbeiten. Die nervenaufreibende und zeitintensive Sucherei im Archivraum hatte endlich ein Ende!

Der Kunde profitierte von folgenden Vorteilen:

die Vorbereitung

Nach dem Auftragseingang und der zeitlichen Terminabstimmung wurden direkt, die zur Archivierung freigegebenen Dokumente, Akten, Ordner und Mappen vor Ort von uns sortiert und in standardisierte spezielle Kartons transportfertig verpackt. Der Aufwand für den Kunden war minimal.

Die teuren, überfüllten Lagerräume wurden komplett leer geräumt und reichlich Platz geschaffen.

… der Transport

Alle Papier-Dokumente und Akten bzw. Aktenordner wurden sicher und sachgerecht vom Standort des Kunden zum regionalen Aktenarchiv in Breisach transportiert – schnell und reibungslos.

… die Lagerung

Die Akten lagern im regionalen Aktenarchiv sicher vor unbefugtem Zugriff, d. h. es herrschen optimale Lagerbedingungen für die Akten und Dokumente.

… die Erfassung

Mit der Archivierungs- und Inventarisierungslösung wurde jede Akte und jeder Aktenordner erfasst und mit einem Barcode versehen. Dadurch wird eine äußerst schnelle „Volltext-Suche“ ermöglicht.

Der Kunde hat so die Möglichkeit sich Akten und Dokumente selbständig auf Wiedervorlage zu legen. Eine einzige tägliche E-Mail-Nachricht informiert über den Stand der Wiedervorlagen. So können Termine hervorragend eingehalten werden!

… das Scannen

Alle Akten wurden komplett gescannt, OCR (Volltext) ausgelesen und über den geschützten Online-Zugang vom digitalen Archiv StarFinder® in definierten Kategorien zur Verfügung gestellt.

…digital abrufbar

Der Kunde hat Zugriff auf alle seine Dokumente – digital, übersichtlich und revisionssicher. Statt Stunden im Archivraum eine bestimmte Akte zu suchen, gelangen alle Mitarbeiter durch das digitale Wissensmanagement in Sekundenschnelle an die Informationen, die sie benötigen. Google-artig kann das ganze Unternehmenswissen nach relevanten Inhalten durchsucht werden.

Dank der vollständigen, digitalen Dokumenten-Archivierung spart der Kunde enorm viel Platz. Dazu noch wertvolle Zeit, denn alle Dokumente und Daten können digital in StarFinder® schnell abgerufen und genutzt werden. Wir unterstützen Sie auch bei der Einhaltung Ihrer Archivierungspflichten: Das einzigartige DIGITAL ARCHIV ist GoBD 2015-konform und TÜV-zertifiziert.

… die Vernichtung

Mit den GoBD 2015 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen. Denn die Regelungen erlauben ausdrücklich: Papierbelege dürfen durch fachgerecht gescannte Dokumente ersetzt werden.

Alle Akten wurden somit vorschriftsgemäß vernichtet und entsorgt.

Regio-Akten-Archiv – so wie Sie es brauchen

Der Kunde hatte sich für die Variante entschieden, seine Akten komplett scannen und vernichten zu lassen. Natürlich gibt es daneben noch andere Möglichkeiten wie zum Beispiel:

  • Einlagerung und Scannen nach Bedarf
    Lagern Sie alle Ihre Akten und Dokumente bequem im Regio-Akten-Archiv ein. Wenn Sie einen bestimmten Teil Ihrer Akten benötigen, scannen wir diese für Sie ein und Sie greifen in kürzester Zeit online auf Ihre gewünschten Informationen zu.
  • Einlagerung und im Haus selber scannen
    Sie scannen Ihre Dokumente selbst? Kein Problem, nutzen Sie das Regio-Akten-Archiv lediglich für die sichere und kostengünstige Einlagerung Ihrer Akten.

Das Regio-Akten-Archiv kann vielseitig und branchenunabhängig genutzt werden. Alles ist möglich – teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.

Wollen auch Sie Platz, Zeit und Kosten sparen?

Jetzt zum Regio-Akten-Archiv informieren!

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