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Versand von Rechnungen – Auch per E-Mail und Fax

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Rechnungen per Telefax oder als PDF-Anhang einer E-Mail

Die Pflicht elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch zu archivieren bleibt bestehen

Möglich ist es bereits seit knapp einem Jahr, gemacht wird es bislang allerdings eher selten: Seit dem Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes am 1. Juli 2011 sind Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden, denen, die per klassischer Briefpost zugestellt werden, gleichgestellt. Konkret bedeutet dies, dass Rechnungen nun auch per Telefax oder als PDF-Anhang einer E-Mail verschickt werden können. Eine qualifizierte elektronische Signatur, um Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten zu können, ist nicht mehr erforderlich. Damit können nun auch kleine und mittlere Unternehmen, die sich das bislang geforderte Verfahren nicht leisten konnten oder wollten, ihre Faktura optimieren. Allgemein können Unternehmen so ihre Fakturierungsprozesse verschlanken und gleichzeitig die Prozesskosten senken. Zugleich bietet der vereinfachte elektronische Rechnungsversand auch Vorteile gegenüber der traditionellen Papier-Rechnung. Denn die Zustellung ist nicht nur deutlich schneller, sondern auch transparenter: Das Versandprotokoll einer Fax-Übermittlung verleiht der Sendung den juristischen Status einer per Einschreiben verschickten Rechnung.

Auch beim Rechnungsempfänger können die anfallenden Prozesse deutlich vereinfacht werden. Zwar ist dieser nach wie vor verpflichtet zu überprüfen, ob der Absender bekannt ist, ob die berechneten Waren und Dienstleistungen tatsächlich bestellt und geliefert wurden und ob die Rechnung sachlich, formell und rechnerisch korrekt gestellt wurde. Weiterhin bleibt die Pflicht bestehen, elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch zu archivieren.

Der Einsatz geeigneter Mail- und Fax-Services bietet aber an anderer Stelle dem Empfänger die Möglichkeit, seine Prozesse und Kosten spürbar zu optimieren. So kann zum Beispiel eine sogenannte dedizierte Mail-Adresse oder Fax-Nummer für den Rechnungsempfang bereitgestellt werden. Eingehende Rechnungen erhalten hierbei automatisch sprechende Dateinamen, werden nach den gesetzlichen Vorgaben archiviert und direkt an eine Applikation zur automatisierten Rechnungsverarbeitung weitergeleitet. So lassen sich viele manuelle Prozessstufen einsparen und Kosten nachhaltig senken. Laut Deutsche Bank Research/Billentis liegt das Einsparpotenzial auf Empfängerseite bei 11,60 Euro pro Rechnung.

Wichtig: Der vereinfachte elektronische Rechnungsdatenaustausch gilt nur in Deutschland. Für den Rechnungsversand im europäischen Ausland müssen weiterhin die Gesetze beachtet werden, die beim Empfänger gelten. Beim Rechnungsversand in fast alle anderen europäischen Länder ist eine qualifizierte digitale Signatur nach wie vor unerlässlich.

Quelle: Wirtschaft im Südwesten – Ausgabe Juni 2012

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